André Bélisle P.Eng. / PMP

   André Bélisle P.Eng. / PMP

       Data Center Consultant

Qu’y a-t-il dans mes cabinets? - What’s in my cabinet?

(English version below)

Dans les derniers articles, nous avons beaucoup parlé de la nécessité d’avoir un inventaire à jour pour bien maitriser ses centres de données. Qu’on parle de migrer ou d’introduire un ou plusieurs serveurs, il est nécessaire de bien connaître les paramètres d’opération du centre avant d’assigner des positions. C’est une tâche ardue par contre, considérant le grand nombre de ces paramètres: la fonction de l’équipement, son appartenance, ses propriétés électromécaniques, sa relation avec les autres équipements et autres, sont autant de facteurs qui puissent influencer notre décision. Nous avons conclu que le chiffrier n’est plus une solution lorsque le centre de données dépasse les 20 cabinets.

Les DCIM, DCNM, MDCM et tous les autres acronymes qui viendront dans le futur nous proposent tous une certaine version de la fonction inventaire pour répondre à des besoins dans leur écosystème. Il appert par contre que ces outils, pour la majorité, ne répondent qu’aux besoins spécifiques pour lesquels ils ont été conçus.

Il est donc important, lorsqu’on se met en quête d’une solution pour nous aider à gérer son centre de données, de bien énumérer les fonctions recherchées. Le prix de ces solutions étant souvent élevé et l’implantation complexe de par ses interactions avec de nombreux intrants, il est important de maximiser les bénéfices. Une solution DCIM par exemple, pourrait n’aider que le gestionnaire du centre et laisser l’architecte des TI froid, ne lui apportant aucune valeur ajoutée. Il est toutefois important d’avoir le soutien de ce même architecte si on veut maximiser la valeur de la solution pour la compagnie. De plus, il faut aussi s’assure, lors du choix que l’information ne soit collectée qu’une seule fois, évitant ainsi les dédoublements et les erreurs de retranscription.

Commençons donc par le début : la collecte d’inventaire, soit la visite de tous les cabinets d’un centre de données, pour retranscrire sur média informatique le contenu de ceux-ci. Nous essayons ici d’établir notre base de référence. Vous avez ici le choix de vous promener d’un cabinet à l’autre avec votre tablette de papier et de noter (et dessiner) le nom de l’équipement, sa position, le numéro de l’actif, les diverses connexions (électriques et données)…  Une opération pénible et fastidieuse qui vous obligera, une fois terminée à retranscrire le tout et à continuer votre recherche pour trouver par exemple l’information électromécanique de cet équipement. Il existe aussi des solutions toutes faites qui pourraient vous sauver 35% de votre temps pour accomplir cette étape tout en augmentant la précision de l’opération. De plus,  ce genre de solution (MDCM - Mobile Data Center Management) pourra être réutilisée lors de la vérification périodique de l’inventaire (minimum d’une fois par année ou de façon périodique / incrémentale). Ce genre de solutions vous aidera aussi à comprendre et quelques fois à vous questionner sur l’évolution de votre centre de données.  Ainsi, ces outils vous aideront à valider ce qui est dans le cabinet versus ce qui devrait y être, faisant office souvent de point de validation important.

Ce genre de solution peut aussi servir à la gestion journalière de votre centre de données. Ainsi donc, le technicien reçoit une commande via son terminal mobile, installe l’équipement et l’inventaire se met à jour automatiquement. Le besoin d’opération par la suite est éliminé. Une autre complexité (et source d’erreur) dans centre de données se trouve réduite en utilisant ce genre de solution est la gestion du câblage. Toute l’information peut être à portée de la main via ce terminal.

Une fois bien colligée, l’information sur les actifs peut maintenant être transférée dans votre solution de gestion de l’inventaire. Dans le prochain article, nous analyserons les  différents types de solutions offertes sur le marché et essayerons de démystifier les mythes, les pour et contre de celles-ci. Nous essayerons de nous créer une vision pour une gestion efficace de nos centres de données.

 

What’s in my cabinet?

In the last few articles, I presented what is needed to be able to rely on an up-to-date inventory for better control of your data center. Whether you want to migrate or introduce one or multiple servers, many important parameters must be known before even considering a suitable position for them. It is a complex task since it involves many parties and multiple parameters such as: function of the asset, its ownership, its electromechanical properties, its relationship with other devices… all important inputs that will influence your decisions. Previously, it was concluded that if you own more than 20 cabinets, the famous spreadsheet is no longer suitable to provide the type of help you need to properly manage your data center.

DCIM, DCNM, MDCM and all the other acronyms which will be used in the future, propose some form of inventory capabilities. Built-in inventory functions in these solutions are however designed to respond to a need required by the solution itself within its ecosystem.

When you decide to look for such a solution, it is important to clearly define what you need to accomplish overall. These enterprise solutions are expensive   and their implementation complex because of the many inputs necessary.  You want to maximize your investment and provide your company with as much value add as possible. A DCIM (Data Center Infrastructure Management) solution for example, could greatly help you in managing your data center but do no good for the IT architect. However, it is important to have the support of this same architect if you want to get the full benefit of the solution.  Another factor you have to consider is for the solution to be well integrated into your process to avoid duplicate input and redundant data which are always a great source of error.

So, let’s start at the beginning: Data Collection – which is really the gathering of the content of the cabinets in the data centers. Here, we are trying to establish our baseline. One option is to go from cabinet to cabinet with a pad of paper and write down the name of the equipment, model number, position, asset tag, various connections (electrical and data)… Once this painful operation has been completed, you need to transfer the info into a program or spreadsheet and complete the picture by inputting more info such as the electromechanical data on the device. However there are many solutions available to help you increase efficiency and accuracy in this important step towards having a perfect picture of your data center. Some of these can even cut back on the time required to complete the data collection phase by more than 35%. This type of solution (MDCM – Mobile Data Center Management) can also be reused to audit your data center once a year or on a periodic basis. It will also allow you to find what is supposed to be vs. what is found. At this point, it becomes an excellent source for all your needs in regard to corporate accounting necessity, SOX, PCI and other compliance issues, annual maintenance contact…

This type of solution can also help you manage your day to day operation. MDCM systems will incorporate a handheld device that will allow the operator to take his entire inventory into the data center with him and update the core data base with his changes while the operation takes place. The need to post or pre-process a change will be eliminated since the data center technician will enter the change into his handheld device as he makes the change. Thus the data base will update when and where the change occurs.  The level of data base accuracy and currency will be greatly enhanced with the use of these mobile devices.

Once you have collected the data, you are now ready to transfer it into your asset management solution.

In the next article, we will analyze the different types of solutions on the market, try to demystify them and look at the pros & cons. We will then attempt to build a vision that will enable better manage our data centers.

 André

 

 

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