André Bélisle P.Eng. / PMP

Once more, I have prepared this month a webcast on how to choose your datacenter's host city. In conjuction with UBM'S future cities and Scheinder Electric, I will try to cover many aspects of the choices that you are facing with:

What qualities must a city have to be a premier location for a datacenter?

Environmental factors may be the first things we consider when determining a safe location, but there are other crucial matters to consider as well, and these will change depending on your primary business objectives. What qualities should you be looking for in a datacenter city?

In this Webinar, we will discuss where the premier markets are for datacenters today, and why; and what questions you should be asking yourself when choosing a location.

What qualities must a city have to be a premier location for a datacenter?

Environmental factors may be the first things we consider when determining a safe location, but there are other crucial matters to consider as well, and these will change depending on your primary business objectives. What qualities should you be looking for in a datacenter city?

In this Webinar, we will discuss where the premier markets are for datacenters today, and why; and what questions you should be asking yourself when choosing a location.

http://www.ubmfuturecities.com/webinar.asp?webinar_id=3

André

Instead of you reading this blog this time,  I will send you to the website Brighttalk to a webcast I have done on October 2nd,  with M. David Cuthbertson of UK. 

During this webcast,  I will talk about my experience in data center migration as well as IT consolidation.  David will be talking about the tools I used to ease the migration project and increase success factor.

I hope that this presentation will be useful to some of you. 

http://www.brighttalk.com/webcast/1926/55751

André

(English version below)

On me pose souvent la question sur ce qu’est un DCIM et quelle valeur il peut apporter à une compagnie. À travers mes nombreux mandats j’ai côtoyé plusieurs firmes d’ingénieur-conseil qui préparaient les plans de centres informatiques et connaissent bien les solutions de BMS (Building Management System). Ceux-ci s’occupent principalement des données venant des équipements électromécaniques (UPS, génératrices, air conditionné…). Le gestionnaire d’une salle a besoin de cette information, mais un BMS n’est pas un DCIM. Le gestionnaire a besoin de beaucoup plus. Le DCIM ajoute, une visibilité supplémentaire sur les paramètres de la salle. Les cabinets font maintenant partie de l’équation. Ainsi le flux d’air chaud/froid à l’intérieur de la salle, la capacité électricité dans un même cabinet, la notion d’espace dans ce même cabinet sont tous des paramètres d’importances pour la bonne gestion de la salle. Mais est-ce vraiment encore assez? Est-ce que le fait d’avoir ces informations justifie vraiment l’investissement requis par ces systèmes.  Est-ce que la valeur ajoutée créée par l’implantation de ces outils justifie l’effort requis pour l’opérationnalisation de telle solution? N’arrêtons-nous pas juste à l’étape où la vraie valeur pourrait être générée pour l’entreprise en entier?

Au cours des derniers articles,  nous avons analysé l’importance d’avoir un bon inventaire de ses centres de données ainsi que la façon de colliger l’information requise. Il a aussi été question des raisons qui portent une entreprise à se doter d’un système de gestion de ses centres. Nous sommes maintenant rendus à l’étape ou nous devons choisir une solution / application qui nous permettra de bien gérer nos actifs et qui aidera à ajouter de la valeur au département des TI.

La valeur d’un tel outil réside dans la qualité et le type d’information qui y est maintenue. La nature humaine étant ce qu’elle est, il est important de bien garder en tête trois choses :

• Pour qu’on s’y intéresse,  il faut y obtenir une valeur
• N’ayant pas beaucoup de disponibilité, l’effort de maintenance doit être minimum
• Il faut que l’information soit pertinente et facile à obtenir.

Prenant en considération ces réalités de la vie, et sachant que le centre informatique est un écosystème dans lequel évoluent plusieurs départements / individus ayant tous des intérêts différents, il devient important de choisir le bon outil.

Les principaux intérêts de ces différents groupes sont :

• Gestionnaire de salle : Capacité restante de la salle
• Acheteurs : Équipements / licences en inventaire dans la salle
• Finance : Coûts des équipements
• Architecte : Configuration des équipements entre eux
• Administrateur de système : Paramètres de configuration
• Gestionnaire d’incidents : Analyse des impacts
• Clients : Visualisation de ses actifs

Tous ces acteurs ont des besoins particuliers en lecture et dans certains cas des besoins mineurs en écriture. Leurs intérêts étant différents, l’outil doit leur fournir une vue spécifique pour que l’information puisse être facile à interpréter, de préférence de façon visuelle.

À ce point, il peut sembler périlleux de vouloir essayer de répondre aux intérêts de tout un chacun avec un seul outil.  Par contre, ses besoins émanent vraiment d’un seul élément : une composante informatique qui est requise par un client. Les paramètres / attributs définissant cette composante peuvent être plus ou moins nombreux, mais ne complexifient pas vraiment l’outil. Il est par contre important de faire abstraction des artifices non essentiels lors de votre choix.  Souvent ceux-ci sont des tapes à l’œil, mais n’ajoutent pas vraiment de valeur ajoutée. Un autre aspect important est que l’outil en question s’arrime avec les outils que vous utilisez couramment. Comme exemple,  est-il vraiment nécessaire d’adopter un nouvel outil de CAD lorsque vous utilisez Microsoft Visio dans vos opérations?

 L’important est d’augmenter le niveau de maturité de l’organisation en ajoutant de la valeur ajoutée. Ainsi donc l’outil devra vous aider à diminuer les risques, les coûts et aider à la prise de décisions.  Pour cela, vous devrez être en mesure de visualiser la complexité, comprendre les interdépendances et accélérer les décisions. Différentes vues sont donc requises pour répondre aux attentes des principaux acteurs précités :

• Financière et achat
• Impacts sur les services
• Impacts électriques
• Configuration matérielle
• Connexions LAN / SAN / WAN
• Plan du centre de données
• Position dans les cabinets
• Relation clients / applications / base de données / serveurs virtuels / serveurs physique

Ces solutions existent. J’en ai personnellement implanté des solutions complexes et dans un temps restreint.  Très tôt dans l’implantation,  le retour sur investissement s’est fait sentir, et ce à plusieurs niveaux. Il s’agit que les critères d’évaluation aient bien été établi, qu’un plan de projet bien monté et que les processus d’affaires soient en ligne avec la vision du programme.

Bonne recherche.

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I am often asked about what DCIM is and what value adds it brings to the company.  My consultation mandates bring me to work with engineering firms that know a lot about BMS (Building Management System) solutions. These solutions deal mainly with data from electromechanical devices such as UPS, air conditioning units, generators….  The data center manager needs this information but a BMS is only one part of its requirements to properly maintain a datacenter. A DCIM solution adds new elements of visibility within the datacenter. The cabinet is now part of the equation. The warm / cold air flux within the datacenter in between cabinets, the notion of available space and the remaining electrical capability left in a cabinet are all important parameters to manage effectively a datacenter. But is it enough? Is this added capability really justified for the implementation of such a tool? Is the value add generated by this solution justify the effort to operationalize it? Are we to stop just before the real value add is generated for the business?

Throughout the previous articles, we analyzed the importance of having a good inventory within its datacenters as well as how to collect the required information. We also discussed the reasons why companies implement datacenter management tools. We are now at the phase where we want to pick such a solution / tools that will allow us to better manage our assets and add value for the IT department.

The value of such a tool resides in the quality and type of the data maintained within the solution.  Human nature being what it is, it is important to keep in mind the following:

• If I am to use it,  I need value add
• Having no spare time, effort to maintain the data must be minimal
• Information must be pertinent and easy to find.

Considering the above and knowing that a datacenter is an ecosystem in which numerous departments / individuals with different interests revolve around it, you need to pick the right tool.

The main interest for the following groups is:

• Datacenter manager: Available room capacity
• Buyer: An inventory of equipment / licenses
• Finance: The cost of goods
• IT architect: Equipment configuration.
• System admin: Configuration parameters
• Incident manager: Impact analysis
• Clients: Visualization of their assets

All these actors need specific information whether in a read mode or in very specific conditions in writing mode. Their interests being different, the solution must supply them with specific views that will allow them to easily interpret the information in a visual manner if possible.

 At this point, it seems risky to try to respond to the needs of such a large crowd with only one tool. However, these needs all relate to the same element: The IT component that is required by the customer. The parameters / attributes that define those components can be numerous, but their management is not that more difficult because of the quantity. Before going further: beware of the artifacts that do not add any real value to the information. You want to make sure that it is not a nice to have, but really of value for the service you want to deliver. Another important aspect that you need to consider is the fact that the solution can tie in nicely with applications that you currently use.  Example: Is it really necessary to add a new CAD application when you already own Microsoft Visio in your operation?

It is important to increase the maturity level of your organization in adding value. The solution must help you to minimize the risks, the costs and help you take decisions. For that, you must be able to visualize complexity, understand interdependence and accelerate the decision process. To achieve this, different views are expected by the main actors:

• Financial and purchasing
• Service impacts
• Electrical impacts
• Component configurations
• LAN / WAN / SAN connections
• Datacenter plan
• Equipment location
• Relationship: Customer / application / databases / virtual server / physical server

Those solutions exist. I have personally implemented in a short time span some complex installations. Early on , even during  implementation, the customer  found some ROI, at different  levels. The requirements are that your evaluation criteria’s be well thought of, that your project plan is defined and the business process in line with your vision.

(English version below)

Dans les derniers articles, nous avons beaucoup parlé de la nécessité d’avoir un inventaire à jour pour bien maitriser ses centres de données. Qu’on parle de migrer ou d’introduire un ou plusieurs serveurs, il est nécessaire de bien connaître les paramètres d’opération du centre avant d’assigner des positions. C’est une tâche ardue par contre, considérant le grand nombre de ces paramètres: la fonction de l’équipement, son appartenance, ses propriétés électromécaniques, sa relation avec les autres équipements et autres, sont autant de facteurs qui puissent influencer notre décision. Nous avons conclu que le chiffrier n’est plus une solution lorsque le centre de données dépasse les 20 cabinets.

Les DCIM, DCNM, MDCM et tous les autres acronymes qui viendront dans le futur nous proposent tous une certaine version de la fonction inventaire pour répondre à des besoins dans leur écosystème. Il appert par contre que ces outils, pour la majorité, ne répondent qu’aux besoins spécifiques pour lesquels ils ont été conçus.

Il est donc important, lorsqu’on se met en quête d’une solution pour nous aider à gérer son centre de données, de bien énumérer les fonctions recherchées. Le prix de ces solutions étant souvent élevé et l’implantation complexe de par ses interactions avec de nombreux intrants, il est important de maximiser les bénéfices. Une solution DCIM par exemple, pourrait n’aider que le gestionnaire du centre et laisser l’architecte des TI froid, ne lui apportant aucune valeur ajoutée. Il est toutefois important d’avoir le soutien de ce même architecte si on veut maximiser la valeur de la solution pour la compagnie. De plus, il faut aussi s’assure, lors du choix que l’information ne soit collectée qu’une seule fois, évitant ainsi les dédoublements et les erreurs de retranscription.

Commençons donc par le début : la collecte d’inventaire, soit la visite de tous les cabinets d’un centre de données, pour retranscrire sur média informatique le contenu de ceux-ci. Nous essayons ici d’établir notre base de référence. Vous avez ici le choix de vous promener d’un cabinet à l’autre avec votre tablette de papier et de noter (et dessiner) le nom de l’équipement, sa position, le numéro de l’actif, les diverses connexions (électriques et données)…  Une opération pénible et fastidieuse qui vous obligera, une fois terminée à retranscrire le tout et à continuer votre recherche pour trouver par exemple l’information électromécanique de cet équipement. Il existe aussi des solutions toutes faites qui pourraient vous sauver 35% de votre temps pour accomplir cette étape tout en augmentant la précision de l’opération. De plus,  ce genre de solution (MDCM - Mobile Data Center Management) pourra être réutilisée lors de la vérification périodique de l’inventaire (minimum d’une fois par année ou de façon périodique / incrémentale). Ce genre de solutions vous aidera aussi à comprendre et quelques fois à vous questionner sur l’évolution de votre centre de données.  Ainsi, ces outils vous aideront à valider ce qui est dans le cabinet versus ce qui devrait y être, faisant office souvent de point de validation important.

Ce genre de solution peut aussi servir à la gestion journalière de votre centre de données. Ainsi donc, le technicien reçoit une commande via son terminal mobile, installe l’équipement et l’inventaire se met à jour automatiquement. Le besoin d’opération par la suite est éliminé. Une autre complexité (et source d’erreur) dans centre de données se trouve réduite en utilisant ce genre de solution est la gestion du câblage. Toute l’information peut être à portée de la main via ce terminal.

Une fois bien colligée, l’information sur les actifs peut maintenant être transférée dans votre solution de gestion de l’inventaire. Dans le prochain article, nous analyserons les  différents types de solutions offertes sur le marché et essayerons de démystifier les mythes, les pour et contre de celles-ci. Nous essayerons de nous créer une vision pour une gestion efficace de nos centres de données.

What’s in my cabinet?

In the last few articles, I presented what is needed to be able to rely on an up-to-date inventory for better control of your data center. Whether you want to migrate or introduce one or multiple servers, many important parameters must be known before even considering a suitable position for them. It is a complex task since it involves many parties and multiple parameters such as: function of the asset, its ownership, its electromechanical properties, its relationship with other devices… all important inputs that will influence your decisions. Previously, it was concluded that if you own more than 20 cabinets, the famous spreadsheet is no longer suitable to provide the type of help you need to properly manage your data center.

DCIM, DCNM, MDCM and all the other acronyms which will be used in the future, propose some form of inventory capabilities. Built-in inventory functions in these solutions are however designed to respond to a need required by the solution itself within its ecosystem.

When you decide to look for such a solution, it is important to clearly define what you need to accomplish overall. These enterprise solutions are expensive   and their implementation complex because of the many inputs necessary.  You want to maximize your investment and provide your company with as much value add as possible. A DCIM (Data Center Infrastructure Management) solution for example, could greatly help you in managing your data center but do no good for the IT architect. However, it is important to have the support of this same architect if you want to get the full benefit of the solution.  Another factor you have to consider is for the solution to be well integrated into your process to avoid duplicate input and redundant data which are always a great source of error.

So, let’s start at the beginning: Data Collection – which is really the gathering of the content of the cabinets in the data centers. Here, we are trying to establish our baseline. One option is to go from cabinet to cabinet with a pad of paper and write down the name of the equipment, model number, position, asset tag, various connections (electrical and data)… Once this painful operation has been completed, you need to transfer the info into a program or spreadsheet and complete the picture by inputting more info such as the electromechanical data on the device. However there are many solutions available to help you increase efficiency and accuracy in this important step towards having a perfect picture of your data center. Some of these can even cut back on the time required to complete the data collection phase by more than 35%. This type of solution (MDCM – Mobile Data Center Management) can also be reused to audit your data center once a year or on a periodic basis. It will also allow you to find what is supposed to be vs. what is found. At this point, it becomes an excellent source for all your needs in regard to corporate accounting necessity, SOX, PCI and other compliance issues, annual maintenance contact…

This type of solution can also help you manage your day to day operation. MDCM systems will incorporate a handheld device that will allow the operator to take his entire inventory into the data center with him and update the core data base with his changes while the operation takes place. The need to post or pre-process a change will be eliminated since the data center technician will enter the change into his handheld device as he makes the change. Thus the data base will update when and where the change occurs.  The level of data base accuracy and currency will be greatly enhanced with the use of these mobile devices.

Once you have collected the data, you are now ready to transfer it into your asset management solution.

In the next article, we will analyze the different types of solutions on the market, try to demystify them and look at the pros & cons. We will then attempt to build a vision that will enable better manage our data centers.

 André

(English version below)

Inventaire : Prise 2

Dans mon dernier article, j’ai introduit deux règles d’or pour nous aider à espérer livrer un excellent projet soit de migration ou de construction de centre de données.

1. S’assurer que les intervenants comprennent bien les besoins  de l’autre
2. Adopter une approche par phase avant de vous lancer dans le cœur du sujet.

Nous assumerons ici que vous avez fait le nécessaire pour bien définir vos besoins et que tous les intervenants comprennent bien les attentes d’autrui.  De plus,  vous avez aussi pris les mesures pour vous assurer que le ²Ménage² soit bien fait dans votre centre!

Il nous reste toutefois une dernière étape à réaliser avant d’aller de l’avant : l’inventaire! Vous avez surement un chiffrier ou un diagramme Visio qui contient l’information sur les actifs de votre centre.  Çà demeure toutefois un média  simple usager avec tous les désavantages que cela comporte : est-il vraiment à jour et complet pour entreprendre votre projet!  Évitez les surprises et assurez-vous-en!

Combien de fois ai-je vu des organisations qui n’avaient pas une liste complète des équipements  de leur salle.  Et ici, je ne parle même pas de description exhaustive des équipements : seulement du nom du serveur et de son emplacement dans le centre de données. Par contre, pour même penser débuter une construction / mise à jour,  il faut par contre bien plus que cela. S’il est question maintenant de migration,  alors un autre ensemble de données sur les équipements à migrer sera nécessaire.

L’exercice peut paraître banal, mais dans les faits il s’agit probablement de l’étape la plus cruciale de l’opération. Sans cette information,  vous ne pouvez décider de l’emplacement d’un serveur dans votre nouvelle salle sans craindre un débalancement de votre système électrique ou mécanique. Vous risquerez aussi de migrer des composantes dans le mauvais ordre.  Cet exercice est beaucoup plus complexe qu’on ne le croit.  D’ailleurs bons nombres de firmes offrent des services de prises d’inventaires de centres de données. Des logiciels spécialisés sont aussi disponibles pour accélérer le processus et améliorer la qualité de l’opération.

Il est important ici de se demander quelle information est nécessaire lorsqu’on débute cette prise d’inventaire et plus important,  ou la trouve-t-on! Dans un premier temps,  il faut se demander à qui servira l’information.  Par expérience,  si vous voulez que votre projet de prise d’inventaire soit un succès,  vous devez vous assurer que le résultat ait une valeur ajoutée pour tous les départements,  pas seulement pour vos opérations de centres de données.  Un inventaire précis et à jour est nécessaire pour les achats, finances, gestion des licences, la sécurité, les architectes de TI aussi.  Et cet inventaire restera à jour,  si chacun y trouve son profit. Il ne s’agit plus comme on peut le voir d’une tâche ponctuelle, mais bien d’un processus de gestion de votre centre. On reparlera toutefois des processus dans un autre article. Pour l’instant, parlons des sources d’information normalement disponibles :

• Outils de surveillance
• Logiciels tels VMware
• Chiffriers maison (achat, finance,…)
• Diagrammes MS Visio
• Diagrammes d’architecture
• Diagrammes réseau
• Information sur les utilisateurs / propriétaires des serveurs & applications

Et en terminant, il y a la prise d’inventaire physique. Chacune de ces sources renchérira votre vision finale de vos actifs. Le résultat vous permettra d’améliorer vos chances de succès de votre projet. On peut s’apercevoir que la prise d’inventaire n’est pas une opération facile qui doit être prise à la légère, mais bien l’élément de base de tous projets.

Donc, les grandes catégories des éléments importants à prendre en considération sont :

• Les équipements électromécaniques
• Les serveurs
• Les équipements de réseau et SAN
• Le câblage
• Les logiciels, applications
• Les départements qui utilisent les services du centre de données
• Les liens entre tous ces éléments

Il existe évidemment une foule de sous-catégories / attributs à ces éléments (ex : # de watts utilisés par un serveur, son poids, le # de U, le dégagement de chaleur…). Il n’est peut-être pas toujours nécessaire de les colliger tous dans une première étape.  Il est toutefois important comme mentionné d’établir la liste de tout ce qui peut être nécessaire de sorte qu’à l’achat d’un nouvel équipement on puisse à la source insérer l’information dans votre inventaire.

En résumé, le succès d’une migration ou d’une mise à jour / construction d’un centre de données dépend de la qualité de l’inventaire du centre. L’opération doit être faite de façon diligente pour collecter toutes les informations nécessaires pour répondre aux attentes des départements et ainsi leur procurer une valeur ajoutée qui les amènera à travailler avec vous dans le maintien des actifs dont vous êtes responsable.

Dans le prochain article, nous nous pencherons sur les applications qui s’offrent à vous pour entreposer toues ces données de façon conviviale.

Inventory: Part 2

In my last article, we spoke about two golden rules to deliver a successful migration or construction datacenter project:

1. Rule #1: Make sure people understand each other
2. Rule #2:  Break up your project in smaller phases before redesigning your data center.

In this article, assuming that you have clearly defined your expectations and needs with all parties of the project and that you have also proceeded with the “Cleanup” of your datacenter, we will review one more aspect before moving to the fun part:  The Inventory.

You should have somewhere a list of servers that are supposed to be in your datacenter. Whether it is a spreadsheet or a Visio diagram, it most probably remains a single user tool that is not shareable and lacks accuracy…  Avoid surprises and make sure it is accurate.

I have often seen organizations without accurate information on the content of their datacenter. Here, I am not even talking about an exhaustive list of devices and or attributes.  I am simply referring to the name of the server and its location within the datacenter. In order to start your construction project, you need more than this. And if it is a migration project, you then need a whole other set of information.

The exercise might look easy, but in reality it’s the complete opposite. This is probably the most crucial phase of your project. For example, without proper information, you cannot decide on the server location without taking a risk of disturbing your electrical or mechanical setup. This exercise is a lot more complex than it looks. Some companies specialize in datacenter inventory. Software applications exist to help you in this area as well. Both will help you speed up the process and increase the accuracy of your inventory.

It is important to ask yourself which information is needed before starting your inventory and where to get it!  But first, you need to answer the following: Who will be using it?  It is my experience that if you want your inventory project to be successful, you need to involve all departments, not only the datacenter operation department. An accurate and up-to-date inventory is a powerful decision making tool that adds a lot of value to departments such as purchasing, finance, IT architecture, security… By involving all these departments, the inventory will remain accurate for a long time and everyone involved will benefit. Thus, inventory becomes part of the process and is no longer a project in time that you have to repeat every time you do a migration. We will talk about the process in another article soon. For now, let’s concentrate on the different sources of information we have at our disposal to complete the inventory:

• Surveillance tools
• Applications such as Vmware
• House spreadsheet (purchasing, finance…)
• Architecture diagrams
• Network diagrams
• Business unit information

To complete the picture, you need to perform a physical inventory to tie everything into your datacenter. Every one of these sources will add value to your inventory and will bring you closer to a successful project. We now see that an inventory project is not a simple operation and must not be taken lightly. It is a fundamental part of the larger project: migration or construction of a datacenter.

The following are the important categories of assets that must be taken in consideration:

• Electromechanically components
• Servers
• Network and San components
• Cables
• Software applications
• Business units using the datacenter
• All links that tie these components together.

Obviously, there is a whole set of sub-categories and or attributes to these assets that should be taken into consideration (ex: # of watts use by a server, its weight, # of U, heat dissipation…). It is not always necessary to gather all this information in the first run, but you should include them in your process when you acquire new devices. It will then be easier on the second run of an inventory project.

In conclusion, the success of a migration or construction project of a datacenter depends on the quality and accuracy of the information on your assets. The operation must be taken very seriously in order to collect the appropriate information for your customers which will provide them value added services.  They then become your ally by adopting the inventory process which will guarantee an accurate inventory at all time.

In the next article, we will take some time to analyze the different functionalities you need to look for in the application you will use to manage your inventory.

André

(English version below)

Êtes-vous en contrôle de votre centre de données?

Depuis maintenant 30 ans que je gère des projets de migration d’infrastructure des TI et de centres de données en plus de participer au design et à la construction de ceux-ci. Pendant toutes ces années, j’ai eu ma part de surprises et rencontré plusieurs infrastructures qui m’ont grandement étonné pour ne pas en dire plus… Plusieurs designs de centres de données m’ont laissé perplexe et m’ont porté à me demander pourquoi on les avait construits dans un premier temps! Ce n’est pas tant le besoin de construction qui m’étonnait, mais bien les hypothèses initiales sur lesquelles on s’est basées ou l’information incomplète dont on s’est servi lors du design. Le résultat : Des besoins mal expliqués aux ingénieurs, une planification déficiente et un projet plus ou moins bien réussi.

Mon expérience m’a appris deux choses en ce qui a trait à la construction / mise à jour de centre de données :

Règle #1 : Assurez-vous que les intervenants se comprennent bien

Lorsqu’un anglophone parle à un francophone, un des deux doit parler la langue de l’autre s’ils veulent se comprendre. Il en va de même pour l’ingénieur électromécanique et le spécialiste des TI. Ce dernier doit aussi être en mesure, pour recevoir un design de centre de données approprié, qui lui sera utile dans quelques années, de bien comprendre l’évolution de la technologie dans les prochaines années. Le centre de données doit servir pendant 10 – 15 ans et être en mesure d’évoluer selon les besoins.

Ex : Intel devrait mettre sur le marché des CPU dans lequel il aura imbriqué des fonctions de base de Vmware ce qui aura surement des impacts sur votre centre de données. Est-ce que le spécialiste des TI en est conscient? Votre firme d’ingénieurs ne suit que très rarement l’évolution des TI.  C’est la responsabilité du demandeur de bien évaluer ses besoins.

Combien de fois ai-je entendu : Le design n’est pas bon ou les spécifications ne sont pas claires?

Vous devez :

1. avoir un horizon de plusieurs années
2. définir clairement vos besoins
3. vous assurer que votre interlocuteur ait bien compris vos besoins.

Règle #2 : Adopter une approche par phase

Avant de débuter avec votre vision, soyez certain que vous avez une bonne main mise sur vos actifs. Adoptez une approche par phase dans votre projet de construction ou mise à jour de votre centre de données :

• Faire le ménage : assurez-vous d’enlever les serveurs et autres composantes qui ne servent plus. Combien de fois ai-je vu des composantes encore fonctionnelles dans les cabinets et qui ne traitaient plus d’information depuis plusieurs années!
• Essayez de virtualiser vos serveurs. C’est beaucoup moins dispendieux que de bâtir un centre  de données!
• Un dernier conseil : avant de prendre votre crayon pour tracer votre nouveau centre de données, vous devriez peut-être utiliser certains accessoires qui vous permettraient d’évacuer l’air chaud ou de créer du confinement d’air froid.

Certaines de ces idées pourraient vous faire économiser sur vos budgets et retarder la mise à jour de votre centre pour vous permettre de mieux planifier vos besoins!

Dans les prochains mois, j’essaierai de vous entretenir de mes expériences dans les nombreux projets auxquels j’ai participé. Je crois que si certains de mes clients avaient pu implanter certaines de ces idées, bien des maux de tête auraient été évités.

Donc, que devons-nous faire dans un premier temps? Devenez en contrôle de votre centre de données : comprenez vos actifs!

Comprendre la nature des éléments présents dans le centre de données ainsi que de la relation entre eux est primordiale pour que vous puissiez donner un service adéquat. Certains d’entre vous utilisent des chiffriers, d’autres des diagrammes Visio alors que certains gèrent leurs centres avec des applications sophistiquées. Je n’ai par contre jamais rencontré une organisation qui pouvait gérer un centre de données de plus de 20 cabinets avec un chiffrier. On parle ici de plus de mille attributs sans compter les interrelations entre ceux-ci.  En plus,  qui parle chiffrier, parle outil simple usager!

Si vous avez besoin de mettre à jour votre centre de données, quel genre de données devez-vous fournir à votre firme d’ingénierie ou votre spécialiste en TI pour que ceux-ci émettent les bonnes spécifications ou le bon design? Il en va de même pour un projet de migration. Avez-vous toutes les informations requises,  ou devez-vous initier un projet d’inventaire?  Le prochain article traitera de l’inventaire nécessaire pour les projets de migration et de construction d’un centre de données.

Are you in control of your data center?  

I have been in the IT business for more than 30 years from managing large IT infrastructure migrations, to moving data centers to helping to design them and managed their construction. During all these years, I have seen a lot of surprising and amazing infrastructures to say the least... I have come across many data center projects that made me wonder why they were started in the first place. It isn’t that the needs weren’t there, but rather the fact that the initial hypotheses were wrong or the information was incomplete.  The result:  The needs were poorly explained to the engineers and the planning was deficient.

In the following, I propose a couple of rules to follow regarding data centres

Rule #1: Make sure people understand each other

When a French speaking person speaks to an English speaking person, at least one of them must speak and understand the other person’s language or they must hire a translator. The same principle applies for a Data Center project. The engineer must be able to understand the IT specialist and their needs. Moreover, the IT specialist must be aware where the technology will be in 4 – 5 years down the road and if at the end of the construction project, the data center really meets the requirements. A data center isn’t built for today’s needs!  A Data Center must be able to last at least 15 years and must be able to evolve over those years.

Ex: Intel will come out with new technology next year that will be adopted by Vmware that could change multiple factors in your data center... Is the IT specialist aware of this? The engineering firm is rarely tracking those changes in the IT industry. It is the responsibility of the requester to expose the needs correctly and clearly. 

How many times have you heard the following from clients?  They designed it wrong or they didn’t get me the proper specifications! 

So you need:

1. A multi-year vision
2. To clearly define your needs
3. To make sure the other party understands them.

Rule #2:  Start small before redesigning your data center.

Before you even start with a vision, make sure you have a clear picture of your actual assets. Adopt a phase approach that will get you where you want to go in your data center project upgrade.

• Clean up your environment: make sure that you don’t carry a dead horse, which means equipment that is still running but not processing anything because it’s been decommissioned a few years ago!
• Try to consolidate using virtualization? It is less expensive than building a new data center!
• One last piece of advice before taking your pen to layout your new data center: use some manufacturer accessories that could help you remove hot spots such as directional air flow tiles, rack air removal door with built in chimneys that throw hot air into the plenum! Containment is also sometimes a solution for your air conditioning issues. 

Some of these ideas may expand the life of your data by a few years!  I know, it’s not sexy, but it will allow you enough time to plan for the best solution.

Over the next couple of months, I am planning to write on many topics that I have come across in my multiple mandates around data centers. I believe that had my customers considered some of these elements, many headaches would have been avoided.

So, what do you do first?  Get in control of your data center:  Understand your assets! Understand the relationship between the elements in it as well as the ownership of every one of these elements. Some of you might be using a spreadsheet while others are using an enterprise solution. I have not come across a single company that was able to manage a 20 cabinets or more data center efficiently using a spreadsheet as the only tool. How many attributes do you have to input in this spreadsheet if you have 20 cabinets?  More than a thousand for sure and that isn’t counting the interrelation between them!  Ideally, only one person must be using this spreadsheet …as a result the information is of value only to one person!

If you need to expand or design a new data center, what kind of information will you need to provide the engineering firm or the IT specialist so you can have a successful project? Is it in this spreadsheet or will you have to collect more data? The next article will introduce ways to represent your data center and really help you manage it

André