André Bélisle P.Eng. / PMP

   André Bélisle P.Eng. / PMP

       Data Center Consultant

Inventaire : Prise 2 - Inventory: Part 2

(English version below)

Inventaire : Prise 2

Dans mon dernier article, j’ai introduit deux règles d’or pour nous aider à espérer livrer un excellent projet soit de migration ou de construction de centre de données.

  1. S’assurer que les intervenants comprennent bien les besoins  de l’autre
  2. Adopter une approche par phase avant de vous lancer dans le cœur du sujet.

Nous assumerons ici que vous avez fait le nécessaire pour bien définir vos besoins et que tous les intervenants comprennent bien les attentes d’autrui.  De plus,  vous avez aussi pris les mesures pour vous assurer que le ²Ménage² soit bien fait dans votre centre!

Il nous reste toutefois une dernière étape à réaliser avant d’aller de l’avant : l’inventaire! Vous avez surement un chiffrier ou un diagramme Visio qui contient l’information sur les actifs de votre centre.  Çà demeure toutefois un média  simple usager avec tous les désavantages que cela comporte : est-il vraiment à jour et complet pour entreprendre votre projet!  Évitez les surprises et assurez-vous-en!

Combien de fois ai-je vu des organisations qui n’avaient pas une liste complète des équipements  de leur salle.  Et ici, je ne parle même pas de description exhaustive des équipements : seulement du nom du serveur et de son emplacement dans le centre de données. Par contre, pour même penser débuter une construction / mise à jour,  il faut par contre bien plus que cela. S’il est question maintenant de migration,  alors un autre ensemble de données sur les équipements à migrer sera nécessaire.

L’exercice peut paraître banal, mais dans les faits il s’agit probablement de l’étape la plus cruciale de l’opération. Sans cette information,  vous ne pouvez décider de l’emplacement d’un serveur dans votre nouvelle salle sans craindre un débalancement de votre système électrique ou mécanique. Vous risquerez aussi de migrer des composantes dans le mauvais ordre.  Cet exercice est beaucoup plus complexe qu’on ne le croit.  D’ailleurs bons nombres de firmes offrent des services de prises d’inventaires de centres de données. Des logiciels spécialisés sont aussi disponibles pour accélérer le processus et améliorer la qualité de l’opération.

Il est important ici de se demander quelle information est nécessaire lorsqu’on débute cette prise d’inventaire et plus important,  ou la trouve-t-on! Dans un premier temps,  il faut se demander à qui servira l’information.  Par expérience,  si vous voulez que votre projet de prise d’inventaire soit un succès,  vous devez vous assurer que le résultat ait une valeur ajoutée pour tous les départements,  pas seulement pour vos opérations de centres de données.  Un inventaire précis et à jour est nécessaire pour les achats, finances, gestion des licences, la sécurité, les architectes de TI aussi.  Et cet inventaire restera à jour,  si chacun y trouve son profit. Il ne s’agit plus comme on peut le voir d’une tâche ponctuelle, mais bien d’un processus de gestion de votre centre. On reparlera toutefois des processus dans un autre article. Pour l’instant, parlons des sources d’information normalement disponibles :

  • Outils de surveillance
  • Logiciels tels VMware
  • Chiffriers maison (achat, finance,…)
  • Diagrammes MS Visio
  • Diagrammes d’architecture
  • Diagrammes réseau
  • Information sur les utilisateurs / propriétaires des serveurs & applications

Et en terminant, il y a la prise d’inventaire physique. Chacune de ces sources renchérira votre vision finale de vos actifs. Le résultat vous permettra d’améliorer vos chances de succès de votre projet. On peut s’apercevoir que la prise d’inventaire n’est pas une opération facile qui doit être prise à la légère, mais bien l’élément de base de tous projets.

Donc, les grandes catégories des éléments importants à prendre en considération sont :

  • Les équipements électromécaniques
  • Les serveurs
  • Les équipements de réseau et SAN
  • Le câblage
  • Les logiciels, applications
  • Les départements qui utilisent les services du centre de données
  • Les liens entre tous ces éléments

Il existe évidemment une foule de sous-catégories / attributs à ces éléments (ex : # de watts utilisés par un serveur, son poids, le # de U, le dégagement de chaleur…). Il n’est peut-être pas toujours nécessaire de les colliger tous dans une première étape.  Il est toutefois important comme mentionné d’établir la liste de tout ce qui peut être nécessaire de sorte qu’à l’achat d’un nouvel équipement on puisse à la source insérer l’information dans votre inventaire.

En résumé, le succès d’une migration ou d’une mise à jour / construction d’un centre de données dépend de la qualité de l’inventaire du centre. L’opération doit être faite de façon diligente pour collecter toutes les informations nécessaires pour répondre aux attentes des départements et ainsi leur procurer une valeur ajoutée qui les amènera à travailler avec vous dans le maintien des actifs dont vous êtes responsable.

Dans le prochain article, nous nous pencherons sur les applications qui s’offrent à vous pour entreposer toues ces données de façon conviviale.

 

Inventory: Part 2

In my last article, we spoke about two golden rules to deliver a successful migration or construction datacenter project:

  1. Rule #1: Make sure people understand each other
  2. Rule #2:  Break up your project in smaller phases before redesigning your data center.

In this article, assuming that you have clearly defined your expectations and needs with all parties of the project and that you have also proceeded with the “Cleanup” of your datacenter, we will review one more aspect before moving to the fun part:  The Inventory.

You should have somewhere a list of servers that are supposed to be in your datacenter. Whether it is a spreadsheet or a Visio diagram, it most probably remains a single user tool that is not shareable and lacks accuracy…  Avoid surprises and make sure it is accurate.

I have often seen organizations without accurate information on the content of their datacenter. Here, I am not even talking about an exhaustive list of devices and or attributes.  I am simply referring to the name of the server and its location within the datacenter. In order to start your construction project, you need more than this. And if it is a migration project, you then need a whole other set of information.

The exercise might look easy, but in reality it’s the complete opposite. This is probably the most crucial phase of your project. For example, without proper information, you cannot decide on the server location without taking a risk of disturbing your electrical or mechanical setup. This exercise is a lot more complex than it looks. Some companies specialize in datacenter inventory. Software applications exist to help you in this area as well. Both will help you speed up the process and increase the accuracy of your inventory.

It is important to ask yourself which information is needed before starting your inventory and where to get it!  But first, you need to answer the following: Who will be using it?  It is my experience that if you want your inventory project to be successful, you need to involve all departments, not only the datacenter operation department. An accurate and up-to-date inventory is a powerful decision making tool that adds a lot of value to departments such as purchasing, finance, IT architecture, security… By involving all these departments, the inventory will remain accurate for a long time and everyone involved will benefit. Thus, inventory becomes part of the process and is no longer a project in time that you have to repeat every time you do a migration. We will talk about the process in another article soon. For now, let’s concentrate on the different sources of information we have at our disposal to complete the inventory:

  • Surveillance tools
  • Applications such as Vmware
  • House spreadsheet (purchasing, finance…)
  • Architecture diagrams
  • Network diagrams
  • Business unit information

To complete the picture, you need to perform a physical inventory to tie everything into your datacenter. Every one of these sources will add value to your inventory and will bring you closer to a successful project. We now see that an inventory project is not a simple operation and must not be taken lightly. It is a fundamental part of the larger project: migration or construction of a datacenter.

The following are the important categories of assets that must be taken in consideration:

  • Electromechanically components
  • Servers
  • Network and San components
  • Cables
  • Software applications
  • Business units using the datacenter
  • All links that tie these components together.

Obviously, there is a whole set of sub-categories and or attributes to these assets that should be taken into consideration (ex: # of watts use by a server, its weight, # of U, heat dissipation…). It is not always necessary to gather all this information in the first run, but you should include them in your process when you acquire new devices. It will then be easier on the second run of an inventory project.

In conclusion, the success of a migration or construction project of a datacenter depends on the quality and accuracy of the information on your assets. The operation must be taken very seriously in order to collect the appropriate information for your customers which will provide them value added services.  They then become your ally by adopting the inventory process which will guarantee an accurate inventory at all time.

In the next article, we will take some time to analyze the different functionalities you need to look for in the application you will use to manage your inventory.

 

André

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